Outlook Web permet d’afficher des cases à cocher pour sélectionner plusieurs mails. Voici où retrouver cette option dans les paramètres.

Outlook Web peut rapidement devenir un véritable casse-tête lorsqu’on cherche simplement à sélectionner plusieurs courriels. Une fonction pourtant élémentaire, particulièrement lorsqu’on possède une boîte de réception contenant plusieurs milliers de messages. Entre les raccourcis clavier, les changements de disposition et les menus dont l’organisation manque parfois de logique, on finit par perdre davantage de temps à chercher une option qu’à effectuer le tri lui-même. Heureusement, la solution existe. Encore faut-il savoir où Microsoft a décidé de la ranger.

Outlook Web : le parcours du combattant pour sélectionner plusieurs messages

Sélectionner plusieurs courriels sans les ouvrir devrait être une opération intuitive. Gmail propose des cases à cocher directement à gauche des expéditeurs, permettant de choisir librement les messages à supprimer, déplacer ou conserver. Outlook Web possède également cette fonctionnalité, sauf qu’elle peut disparaître de l’affichage selon les paramètres utilisés. Et c’est là que commence une petite aventure assez absurde.

Premier réflexe, passer la souris sur les messages pour faire apparaître une éventuelle case de sélection. Rien. On essaie ensuite les raccourcis clavier, en particulier sur Mac, où les combinaisons Cmd, Ctrl et Maj permettent différentes manipulations. Maj sélectionne une plage continue, du premier au dernier message, y compris ceux qu’on souhaitait justement laisser tranquilles. Cmd + clic permet finalement de sélectionner individuellement plusieurs courriels non consécutifs. C’est fonctionnel, mais particulièrement contraignant lorsqu’on doit trier une boîte de réception volumineuse.

Le problème devient plus agaçant lorsqu’un simple clic remplace la sélection précédente. Il faut alors recommencer, maintenir la bonne touche et éviter toute mauvaise manipulation. On se retrouve à devoir gérer son clavier pour une opération qui devrait se régler avec quelques clics de souris. Une ergonomie qui impose une charge cognitive supplémentaire, puisqu’il faut surveiller simultanément les messages sélectionnés, les touches utilisées et les conséquences du prochain clic.

Autre fausse piste, modifier la disposition des messages. On passe d’un affichage à un autre, on explore les commandes de la barre supérieure, on cherche une fonction « Sélectionner » qui n’apparaît pas. Même le menu contextuel accessible par clic droit propose différentes actions, notamment supprimer, déplacer ou marquer comme lu, sans fournir la solution recherchée.

Le plus frustrant reste cette impression que la fonctionnalité a été supprimée. Pourtant, elle existe bel et bien. Il ne s’agit donc pas de trouver un raccourci clavier miraculeux ni de modifier l’organisation des conversations. Il faut accéder à un paramètre précis, dissimulé parmi les réglages de présentation de la liste des messages.

Tutoriel : activer les cases à cocher dans les paramètres d’Outlook Web

La solution se trouve dans les paramètres de courrier, plus précisément dans la rubrique consacrée à la liste des messages. Une fois le bon emplacement identifié, l’opération ne demande que quelques clics. Encore fallait-il comprendre que Microsoft avait classé cette fonction de sélection parmi les options d’apparence.

Voici le chemin à suivre :

1. Ouvrir Outlook Web et accéder à la boîte de réception.
2. Cliquer sur Paramètres, puis ouvrir la rubrique Courrier.
3. Dans le menu des paramètres de courrier, sélectionner Liste de messages.
4. Descendre jusqu’à la section Disposition.
5. Repérer la question : « Comment voulez-vous que les messages apparaissent dans la liste des messages ? »
6. Trois choix sont proposés : « Images de l’expéditeur », « Cases à cocher » et « Nom uniquement ».
7. Sélectionner « Cases à cocher », puis cliquer sur « Enregistrer », en bas à droite.

L’option recherchée se trouve donc au milieu des préférences visuelles, entre l’affichage des images des expéditeurs et celui des noms uniquement. Un emplacement assez peu évident pour une fonctionnalité qui concerne directement la manipulation des courriels. Le choix « Cases à cocher » permet pourtant de retrouver une logique proche de Gmail : sélectionner plusieurs messages individuellement, sans les ouvrir ni maintenir continuellement une touche du clavier.

Il faut également distinguer ce réglage des autres paramètres présents sur la même page. Le nombre de lignes utilisées par chaque message, le texte d’aperçu ou encore la disposition générale de l’interface concernent la présentation des informations. Modifier ces éléments ne constitue pas une solution au problème de sélection. C’est précisément cette proximité entre des réglages différents qui peut prolonger inutilement les recherches.

Cette expérience illustre une difficulté classique de l’ergonomie logicielle : une fonctionnalité peut être disponible sans être facilement découvrable. L’utilisateur connaît parfaitement l’action qu’il souhaite effectuer, possède même une représentation mentale de son fonctionnement grâce à d’autres messageries, mais l’organisation de l’interface ne lui permet pas de retrouver immédiatement la commande correspondante. Le pire, là c’est que même en tapant le nom de l’option, on n’arrivait pas à la trouver.

Dans ce cas précis, le parcours est d’autant plus déroutant que les raccourcis clavier donnent l’impression de constituer la seule méthode disponible. La découverte du réglage change complètement l’utilisation de la boîte de réception. Et surtout, elle évite de multiplier les manipulations inutiles pour une fonction aussi ordinaire que sélectionner trois courriels sur dix.